年會策劃的項目流程以及考慮因素

隨著新的一年的開始,很多公司為了展現雄厚的實力,營造組織的氣氛,舉辦了一場年會活動,一場成功的年會,是離不開進行深入細致的溝通,那么大家了解年會策劃的內容有哪些嗎?需要考慮哪些事項呢?快隨著小編一起來看下吧。以下關于“年會策劃的項目流程以及考慮因素”的介紹。

 

 

【年會策劃的具體流程包含哪些方面】

 

當提出需要做一個活動時,在了解對方做這個活動的初步情況時,就需要整合。不管是自己還是甲方提出要做活動時,都會對活動有一些想法,因此當提出需要做一個活動時,在了解對方做這個活動的初步情況時,就需要整合。應該首先了解的是這個想法,了解這個要求。整合在這里可以理解為前期的資料收集、整理和分析,包括四大塊。這四大塊分別對即將操作的活動進行了構架,為后面創意的形成,方案的制作確定了一個基本框架。

 

 

1、目標群

 

這一版塊構架的是活動的范圍。這一版塊包括目標群的購買習慣、購買力,品牌的忠實度,目標群的集中度等等,比如做一個產品的促銷活動,就會先選址,選址考慮的不僅僅是人流量的問題,還應該包括提袋率等等,這就需要了解該區域的目標群的情況:

 

目標群是忠于品牌還是對價格敏感,一般是在什么時候購買,購買周期為多長,一次性購買量是多達,目標群一般是如何獲取信息的,除了價格或品牌知名度,目標群還關心什么等等。因此,考慮完這些,活動舉行的范圍就基本上確定

 

2、外部

 

外部構架的是活動的廣度。在這里,外部指的是媒體、場地、物品、人脈等。外部對整個活動的影響是巨大的,甚至可以理解外部,這個活動平臺的重要構成因素。例如,開業活動出席的嘉賓是市長還是省長,其對活動的影響程度不言而喻。

 

3、內部

 

在這版塊主要考慮活動執行方的人力、財力、物力、執行力以及向心力。俗語有云:多大的能耐唱多大的戲。哪怕擁有多么雄厚的外部,但是內部執行力等跟不上,活動也很難達到效果。如,擁有全國性三大媒體,能邀請到全國知名人士,按理說,應該可以舉行一個規模相當大的活動,但是公司內部的束縛,各方面條件都不成熟,因此,這個活動只能確認為無可執行性活動,或者降低活動檔次。如果一意孤行,將會嚴重削弱活動效果。

 

4、競爭對手

 

這一版塊更多地體現在促銷活動中。競爭對手是否做促銷,什么時候做,做什么樣的促銷,促銷的范圍多大,哪些產品做促銷等等。這些都是應該掌握和研究的。這些將決定活動舉行的時間策略:先發制人還是尾隨跟進,尋求破綻一擊而中;促銷方式:予競爭對手相同,相似還是相反的方式。促銷范圍是更大還是精耕市場等等。

 

整合資料的過程,也將是提煉賣點的過程,通過順推,逆向思維,聯想等方式提煉。哪些是目標群關注的,哪些是對目標群有影響力的,被影響到目標群購買決策的。正如在房地產行業中,在項目定位前都會提煉賣點,如地段、周邊環境、配套設施、交通、教學設施等,再契合該區域的消費者心理,選擇**吸引力賣點“讓孩子在千年學府里成長”這就選擇了教育環境的賣點,契合購買者關心孩子教育的心理。

 

活動定位

 

一個活動的構思就是結合和目的,將活動提升到一個高度,并為其選擇一個平臺或載體,不同的平臺帶來的效果是完全不同的。

 

主題出來,再圍繞活動主題尋找版塊,就象拼圖,框架出來,現在就是將其拼湊完整,可以搜索盡量多的與主題相關的活動元素,雖然并不是每一個都可以運用到,但是可以供選擇,安排出合理的活動,在這里,活動主題是貫穿的靈魂,任何元素都要圍繞靈魂來篩選,安排。

 

在確定前面兩個方面以后,就是具體的活動方案的完成。一個活動并不是一個方案就能解決的,為保證活動效果,還需要將活動方案更加細分,如細分為宣傳方案、執行方案、公關方案風險意外機制等。

 

宣傳方案

 

宣傳方案應該包括前期宣傳,活動中宣傳,后續宣傳。前期宣傳開展時間視活動而定,一般從活動開始前半個月開始宣傳,同時也可以在活動開始前進行活動預熱,根據人的關注點,一般會經過以下階段,通過預熱達到一個小的高潮,維持著相對穩定的關注度,并且在活動開始當天,關注度達到**。

 

執行方案

 

包括活動前的準備,活動中的現場控制

 

在執行方案中,關鍵的是小組的分工和成員的分配,將每個項目籌備一個準備小組,安排一個負責人,進行細致的分工,是在執行方案中必須體現的。在做執行方案的時候,在制作者的頭腦中一定要把整個活動模擬數遍,把各個細節都考慮到,有順序地安排各個階段的時間,做到有條不紊。其實執行方案就是兩個方面的工作:物料的工作和人力的工作。將人和物有機的結合,那么這個執行方案可以說是成功的了。

 

在活動舉行的過程中,會有很多情況出現,這些意外或大或小,也可大可小,有時候一個很小的意外可能會給活動帶來毀滅性的打擊,因此,在制作活動風險意外控制方案的時候,考慮得越多,就意味著活動的風險越小,取得成功的可能性就越大。在可能發生的意外中,一般會包括,天氣變化,這對戶外的活動會產生影響,因此發生變天一定要有提前預防的相關機制;現場如果出現受傷,那么又應該如何處理。

 

在戶外的大型活動,忌諱的事情是發生現場混亂,一旦混亂影響的不僅是整個活動效果,而且如果出現人員受傷的情況,那么將個公司和舉辦方帶來很嚴重的負面影響,因此,如何加強現場的控制力,避免這種事情的發生,在風險意外控制方案中要考慮到,很有可能因為一個小小的意外引起現場觀眾的恐慌,那么就很有可能導致現場的混亂。

 

活動方案的制作,其實就是一個細節的處理問題。**,活動執行我信奉一句話:兵不在多而在精。我還信奉一句話:三分靠策劃,七分靠執行。一個做得再有創意的活動方案,如果執行過程中出現問題,或者執行力不夠,那么,這個方案就只能作為參賽作品,參加創意評選?;疃蔥星康韉木褪僑說鬧蔥?,因此,合理地安排活動工作人員,進行權責分明的分工,讓每個工作人員清楚自己的職責是整個執行過程的關鍵。

 

也就是說,活動執行成功與否的關鍵不是安排了多少個人,或許你安排的人越多,現場的控制力反而越差,因為在這個過程中很容易出現互相推諉的現象,而是在于是否明確了每個人的工作崗位,做到各盡其責,各盡其職。

 

【年會策劃需要注意哪些問題】

 

進入10月份以后,的活動策劃公司所接到的訂單大多數都是企業年會策劃,對于造勢策劃來說也不例外,會務組和策劃組的小伙伴已經連續兩個月沒有享受到雙休的福利了,只要客戶一聲令下,勘察酒店場地、碼設計、出創意……真可以用所謂的“時刻準備著”來形容,在此也感謝所有小伙伴的努力付出,只有你們的辛苦,才能換來客戶的省心,這也一直是造勢策劃的服務理念“夠專業 更省心”的初衷。

 

 

一、年會籌備期:宜早不宜晚,提前應對過程中可能出現的狀況

 

今年造勢策劃在承接的年會策劃項目中,多家人數超過300人的企業在8月份就開始籌備,通過他們的反饋,往年由于提前一兩個月籌備年會,由于整個工作都是HR和行政部主力操辦,時間的倉促導致各個環節出現掉鏈子的問題。對于年會策劃工作來說是每年的必備,既然是繞不開的工作,為什么不提前籌備,您說呢?

 

二、年會形式:以逸待勞,對員工該犒勞還是要獎勵

 

其實每個客戶在咨詢時,都會面臨今年年會的主題和活動形式問題,在此就給大家普及下常見的年會形式,小編認為主要分以下幾類:旅游年會、團建年會、會議年會、聚餐年會。說到底就是把一年的工作梳理好,讓大家盡興吃好、喝好、玩好,為來年公司發展做好鋪墊。

 

因此,不管是哪種形式年會,不管該年公司是否賺錢,賺多少錢,該給予員工的激勵一定不能少,員工一年的盼頭,不能因為一個年會讓員工對公司失去信心,預算高有預算高的玩法,預算少有預算少的活動,只要合理安排即可。

 

三、酒店場地預定:你有錢也不一定是大爺

 

提到舉辦年會的酒店場地篩選,這應該也是小伙伴會比較頭疼的事,場地大小、場地規格、年會檔期、參會人員……各種因素結合在一起,找到匹配的場地真的不亞于挑選對象。不過小編在此建議:遇到合適的就早早確定,酒店場地不等人,因為的酒店雖然多,但是到了年關就是酒店說了算,皇帝的女兒不愁嫁,更何況一些不錯的場地。

 

四、年會舉辦的時間:不早不晚,放假前一周

 

造勢策劃根據近幾年服務的500余家年會案例大數據分析,62%的公司年會舉辦時間選擇在公司放假的前一周左右,按照客戶的說法,舉辦太早了會讓員工沒有工作狀態,就等著放假。如果舉辦太晚了,員工請假、物料和年會物資不好采購、或者類似造勢策劃這類年會承辦方無法承辦等種種因素。所以年會舉辦的時間,一定要結合公司實際情況提前做好計劃。

 

五、如何挑選年會策劃公司:適合企業的才是的

 

對于如何挑選年會策劃公司,造勢策劃在此就不自賣自夸,造勢策劃作為國內蕞具創意新銳活動策劃公司,造勢策劃的方案創意、現場執行、以及專業服務在數一數二,全球承辦的企業年會策劃、典策劃、新聞新品發布會策劃、會議旅游策劃、團體商務旅游定制等項目超過2000+,正所謂有實力、適合企業的才是蕞好的。

 

六、為了方便各位小伙伴開展工作,造勢策劃成立了免費咨詢服務小組,大家只要有關于:企業年會策劃、典策劃、新聞新品發布會策劃、會議旅游策劃、團體商務旅游定制等問題,造勢策劃都隨時給大家解答。

 

以上關于“年會策劃的具體流程包含哪些方面”和“年會策劃需要注意哪些問題”的介紹,希望能讓您了解“年會策劃的項目流程以及考慮因素”帶來幫助。

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